Die Zeit „zwischen den Jahren“ nutze ich immer wieder gerne, um Ordnung im Büro zu schaffen. Das letzte Quartal ist bei mir meist recht arbeitsreich und hinterlässt Stapel und Unordnung. In den ruhigen Phasen zwischen den Feiertagen (zumal bei schlechtem Wetter) ist endlich genug Zeit zum Büro-Aufräumen und Ausmisten. Dafür habe ich eine inzwischen bewährte Abfolge von Arbeitsschritten entwickelt, die ich gerne mit Ihnen teilen möchte.

So schaffen Sie Ordnung im Büro in 5 Schritten

Diese 5 Schritte funktionieren übrigens auch zu jeder anderen Jahreszeit und benötigen bei „normal unordentlichen“ Büros höchstens einen Arbeitstag.

Schritt 1: Schreibtisch aufräumen

Der Schreibtisch ist der wichtigste Ort im Büro, ihm gebührt daher die erste Aufräumanstrengung. Den Schreibtisch clean zu bekommen, geht ziemlich schnell: Stapel nehmen, grob vorsortieren (z. B. nach Kunden, Projekten und Privatem) und dann ein Blatt nach dem anderen ansehen und je nach Bedarf ablegen, in Hängeregister oder Projektmappen zur weiteren Bearbeitung legen oder wegwerfen.

Alles, was danach noch auf dem Schreibtisch liegt, räumen Sie ab, damit Sie die komplette Fläche mit einem feuchten Lappen abwischen können. Wenn Sie die Fläche anschließend wieder „belegen“, prüfen Sie kritisch, was wirklich nochmals Platz darauf finden sollte und was woanders besser aufgehoben ist.

Faustregel: Der Schreibtisch muss nicht komplett clean sein, aber darauf sollten sich nur Dinge befinden, die Sie (fast) täglich benötigen. Alles andere gehört in Schubladen oder Regale.

Schritt 2: Ordner fürs Archiv aussortieren

Für etliche Unterlagen gibt es gesetzliche Aufbewahrungsfristen. Rechnungen zum Beispiel müssen zehn Jahre lang aufbewahrt werden. Das heißt aber nicht, dass alle Ordner mit Rechnungen der letzten Dekade im Büro stehen müssen. Regalplatz im Büro verdient nur, was zum Nachschlagen und Ablegen aktuell noch benötigt wird.

Faustregel: Alles, was Sie in diesem Jahr sehr wahrscheinlich nicht mehr benötigen, aber aus rechtlichen Gründen aufbewahrt werden muss, gehört ins Archiv.

Bei mir war das diesmal gar nicht so wenig, ich habe beim Büro-Aufräumen eine große Kiste in den Keller getragen.

Das ist auch eine gute Gelegenheit, um über zehn Jahre alte Archivordner zu leeren und zum Ausleeren mitzunehmen. Meist sind sie so gut wie neu und problemlos weiter benutzbar. Zur Ordnung im Büro gehört daher auch die Ordnung im Archiv: Wenn Sie das Büro aufräumen, können Sie auch gleich die Archivkisten außen klar beschriften. Dann wissen Sie zukünftig auf Anhieb, welche Unterlagen drin sind und wann sie endgültig entsorgt werden können.

Schritt 3: Wegwerfen, was nicht mehr benötigt wird

Vielen Menschen fällt es schwer, Dinge wegzuwerfen. Man weiß ja nie, was man irgendwann nochmals brauchen kann …

Ich halte mich beim Aussortieren an drei einfache Fragen:

1. Gibt es eine rechtliche oder sonstige Verpflichtung, das Dokument aufzuheben?
2. Ist es wahrscheinlich, dass ich das Dokument zukünftig noch einmal brauchen werde?
3. Ist das Dokument bzw. die Information unersetzlich (d. h. kann es im Bedarfsfall nicht mehr wiederbeschafft werden)?

Faustregel: Falls eine dieser Fragen mit „Ja“ zu beantworten ist, bleibt das Dokument in der Ablage bzw. im Archiv. Können Sie aber alle drei Fragen nach vernünftiger Einschätzung mit „Nein“ beantworten, können Sie es ganz beruhigt wegwerfen. Das gilt übrigens auch für veraltete Fachbücher, Kataloge, Lehrgangsunterlagen, CD-ROMs und Ähnliches.

Nachdem ich alle Ordner und Bücher sowieso in die Hand genommen habe, habe ich auch hier gleich die Gelegenheit genutzt, die Regalböden gründlich abzustauben. Es war durchaus nötig!

Schritt 4: Strukturen überarbeiten

Das geht zum Jahreswechsel natürlich besonders gut, ist aber grundsätzlich auch zu einem anderen Zeitpunkt machbar: Spätestens seit dem Ablegen und Aussortieren wissen Sie vermutlich, welche Strukturen im Ablage- und sonstigen Ordnungssystem sich nicht bewährt haben.

Gab es Unterlagen, die Sie immer wieder gesucht haben, weil Sie selbst nicht so genau wussten, wo sie eigentlich hingehören? Gibt es Ablagestrukturen, die unnötig kompliziert sind? Ordner, die nie voll werden, weil sie zu speziell angelegt sind? Andere, die ständig überquellen? Das können Sie jetzt ändern.

Faustregel: Ein Ablagesystem muss so fein wie nötig sein, aber so grob wie möglich. Vor allem aber müssen Sie es selbst im Kopf haben und problemlos anwenden können.

Wichtig: Die Ablage im PC sollte genauso strukturiert sein wie die im Regal, Sie müssen sie also gegebenenfalls an die Veränderungen anpassen.

Mein Ordnungssystem ist ziemlich simpel: Unterlagen zu laufenden Projekten bewahre ich in Klarsichthüllen auf, die nach Kunden sortiert sind. Sobald ich ein Projekt bzw. einen Teil davon abschließe und eine Rechnung stelle, lege ich die dazu gehörenden Unterlagen samt Rechnungskopie in Ordner ab. Für die Ordner habe ich ein einfaches Farbsystem: Text- und Redaktionsprojekte sind grün (sie sind weiter nach Kunden und ggf. Produkten unterteilt), Buchprojekte grau, Seminare gelb. Rot ist alles, was mit Geld und Steuern zu tun hat.

Hängeregister nutze ich für alles, das ich zwar nicht täglich, aber doch immer wieder mal zum Nachschlagen brauche: Vertragsunterlagen, Hintergrundinformationen, Produktunterlagen, Flyer. Hier ist regelmäßiges Ausmisten natürlich auch geboten.

Schritt 5: Neue Ordner anlegen und eine neue Ordnung im Büro schaffen

Dieses Jahr habe ich mir erstmals die Zeit genommen, um einheitlich gestaltete Ordneretiketten auszudrucken. Das gehört keineswegs zwingend zur Ordnung im Büro, aber es sieht wirklich viel schöner aus. Ich habe dazu übrigens einfach Etikettenbögen im Schreibwarengeschäft gekauft und auf der Website des Herstellers die Artikelnummer eingegeben, um die passende Druckvorlage zu finden. Das war wenig Aufwand für ein sehenswertes Ergebnis.

Jetzt haben Sie die Gelegenheit, alles sinnvoll einzuordnen. Fachbücher stehen bei mir z. B. nach Themen sortiert: Links Wirtschaftsthemen, rechts alles, was mit Schreiben zu tun hat. Die Belegexemplare meiner eigenen Bücher habe ich schlicht nach Erscheinungsdatum sortiert, die Ordner nach meinem oben beschriebenen Farbsystem und darunter nach Kunden bzw. Themen. Machen Sie es einfach so, wie es Ihnen sinnvoll erscheint, damit Sie alles schnell finden. Es ist nach dem Ausmisten ohnehin viel weniger geworden, das mit dem schnellen Finden sollte also klappen.

Das war’s schon. So einfach ist das mit der Ordnung im Büro! Jetzt müssen Sie sie nur noch übers Jahr durchhalten …

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